Datenschutz

Wir legen großen Wert auf den Schutz Ihrer persönlichen Daten. Im Folgenden möchten wir Ihnen transparent und verständlich erklären, wie wir Ihre Daten verarbeiten und welche Rechte Sie haben.

Datenschutzerklärung

1. Wer wir sind und wie Sie uns erreichen

Verantwortlich für die Datenverarbeitung:
xelect career solutions
Inhaberin: Verena Netscher
Engelbertstr. 21, 50674 Köln
Telefon: +49 (0) 157 8484 4545
E-Mail: datenschutz@xelect.de

Verantwortlich ist die natürliche oder juristische Person, die allein oder gemeinsam mit anderen über die Zwecke und Mittel der Verarbeitung personenbezogener Daten entscheidet (Art. 4 Nr. 7 DSGVO).

2. Welche Daten wir erfassen und warum

a. Kategorien personenbezogener Daten

Wir erfassen nur die Daten, die für unsere Dienstleistungen und die Pflege der Geschäftsbeziehungen notwendig sind:

  • Bewerberdaten: Name, Anschrift, Telefonnummer, E-Mail-Adresse.

  • Qualifikationsunterlagen: Lebenslauf, Bewerbungsschreiben, beruflicher Werdegang, Qualifikationen, Zeugnisse, Foto sowie ggf. von Ihnen bereitgestellte Bewerbungs-Videos.

  • Bewertungen & Historie: Feedback und Bewertungen durch potenzielle Arbeitgeber (Kunden) sowie Informationen, die Sie uns in Bewerbungsgesprächen oder im Rahmen der weiteren Kommunikation bereitstellen.

  • Kunden- und Interessentendaten: Name des Ansprechpartners, Funktion im Unternehmen, geschäftliche E-Mail-Adresse, Telefonnummer sowie Informationen zur Historie der Geschäftsbeziehung.

  • Technische Daten: Automatisch erfasste Daten wie IP-Adresse, Browsertyp oder Klickverhalten beim Besuch unserer Website durch das Hosting-System Squarespace oder das CRM HubSpot.

b. Zwecke der Verarbeitung Die Daten werden verarbeitet, um:

  • Für Bewerber: Passende Jobangebote zu vermitteln, Bewerbungsprozesse reibungslos zu gestalten (inkl. Weitergabe an potenzielle Arbeitgeber - nur nach Zustimmung), Informationen über Karrieremöglichkeiten bereitzustellen und (bei Einwilligung) Profile in unserem xelect Talentpool zu speichern.

  • Für Kunden & Geschäftspartner: Den Vermittlungsauftrag abzuwickeln, Profile passender Kandidaten vorzustellen, Angebote zu erstellen und die professionelle Geschäftsbeziehung zu pflegen.

  • Allgemein: Unsere Website und Services zu optimieren sowie die Kommunikation über unser CRM-System HubSpot sicherzustellen.

c. Woher stammen die Daten?

  • Direkt von Ihnen: Über Bewerber- oder Kontaktformulare, E-Mails, Telefonate, Nachrichten (z.B. LinkedIn, WhatsApp) oder persönliche Gespräche.

  • Aus öffentlich zugänglichen Quellen: Informationen von berufsbezogenen Netzwerken (z. B. LinkedIn, XING) oder Unternehmenswebsites, sofern dies für die Geschäftsanbahnung oder Vermittlung relevant ist.

  • Automatisch: Durch technische Protokolle beim Besuch unserer digitalen Kanäle.

Die Verarbeitung erfolgt stets im Einklang mit der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO).

3. Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten erfolgt gemäß den Vorgaben der DSGVO sowie des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG). Die Rechtsgrundlagen sind im Einzelnen:

  • Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen und Begründung von Beschäftigungsverhältnissen (§ 26 Abs. 1 BDSG): Dies ist die zentrale Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer Bewerberdaten zum Zwecke der Prüfung Ihrer Eignung für Vakanzen und der Vermittlung an unsere Kundenunternehmen.

  • Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO): Für Daten, die Sie uns freiwillig zur Verfügung stellen oder wenn Sie explizit in die Aufnahme in unseren xelect Talentpool eingewilligt haben.

  • Vertragserfüllung oder vorvertragliche Maßnahmen (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO): Für die allgemeine Durchführung des Vermittlungsprozesses und die Kommunikation mit Ihnen.

  • Berechtigtes Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO): Für die Optimierung unserer Dienstleistungen, die IT-Sicherheit sowie eine effiziente Bewerberverwaltung durch den Einsatz professioneller CRM-Systeme.

4. Weitergabe Ihrer Daten

Ihre Daten bleiben vertraulich. In bestimmten Fällen und nur nach Ihrer Zustimmung geben wir sie weiter, z. B. an:

  • Kundenunternehmen: Unternehmen, die auf der Suche nach Talenten wie Ihnen sind

  • Dienstleister: Partnerunternehmen von xelect career solutions, die Teilaufgaben im Besetzungsprozess übernehmen

Falls Daten in Drittstaaten (z. B. USA) übermittelt werden, geschieht dies nur auf Basis eines Angemessenheitsbeschlusses der EU-Kommission (z. B. EU-U.S. Data Privacy Framework) oder unter Einsatz geeigneter Garantien gemäß Art. 46 DSGVO (z. B. EU-Standardvertragsklauseln).

5. Wie lange speichern wir Ihre Daten?

Wir bewahren Ihre personenbezogenen Daten nur so lange auf, wie es für die genannten Zwecke erforderlich ist oder gesetzliche Vorgaben es vorschreiben. Wenn keine spezifischen Aufbewahrungsfristen genannt sind, werden die Daten so lange gespeichert, bis der Verarbeitungszweck entfällt. Nach Wegfall des Zwecks oder Ablauf der rechtlichen Fristen werden die Daten gemäß den gesetzlichen Anforderungen gesperrt oder gelöscht.

Sollten Sie zustimmen, in den xelect Talentpool aufgenommen zu werden, speichern wir Ihre Daten längstens 2 Jahre.

Ihre Daten werden gemäß Art. 17 und 18 DSGVO gelöscht oder gesperrt, sobald der Verarbeitungszweck entfällt oder die gesetzlich vorgeschriebenen Fristen erreicht sind.

6. Ihre Rechte – umfassender Schutz Ihrer Daten

Sie haben umfassende Rechte, die Sie jederzeit geltend machen können:

  1. Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO): Sie können Informationen über Ihre gespeicherten Daten anfordern.

  2. Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO): Sie können unrichtige Daten korrigieren lassen.

  3. Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO): Sie können die Löschung Ihrer Daten verlangen, wenn keine gesetzlichen Vorgaben dagegensprechen.

  4. Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO): Sie können die Verarbeitung Ihrer Daten einschränken.

  5. Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO): Sie können Ihre Daten in einem maschinenlesbaren Format erhalten.

  6. Recht auf Widerspruch (Art. 21 DSGVO): Sie können der Verarbeitung widersprechen, insbesondere bei Direktwerbung.

  7. Recht auf Beschwerde (Art. 77 DSGVO): Sie können sich bei der zuständigen Aufsichtsbehörde beschweren, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer Daten nicht rechtmäßig erfolgt.

So können Sie Ihre Rechte ausüben:

Kontaktieren Sie uns per E-Mail: datenschutz@xelect.de
oder per Post: xelect career solutions, Verena Netscher, Engelbertstr. 21, 50674 Köln

7. Widerruf Ihrer Einwilligung

Sie können eine bereits erteilte Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Schreiben Sie uns einfach eine E-Mail an: datenschutz@xelect.de
Die Rechtmäßigkeit der bis dahin erfolgten Verarbeitung bleibt vom Widerruf unberührt.

8. Cookies und externe Dienste

Hosting
Diese Website wird von Squarespace gehostet. Squarespace sammelt personenbezogene Daten, wenn Sie diese Website besuchen. Dazu gehören:

  • Informationen über Ihren Browser, Ihr Netzwerk und Ihr Gerät

  • Webseiten, die Sie vor dem Besuch dieser Website aufgerufen haben

  • Webseiten, die Sie auf dieser Website aufrufen

  • Ihre IP-Adresse

Squarespace benötigt die Daten für den Betrieb dieser Website sowie zum Schutz und zur Verbesserung seiner Plattform und Services. Squarespace analysiert die Daten in entpersonalisierter Form.

Cookies
Diese Website verwendet Cookies und ähnliche Technologien, wobei es sich um kleine Dateien oder kurze Texte handelt, die auf ein Gerät heruntergeladen werden, wenn ein Besucher auf eine Website oder App zugreift. Informationen zum Anzeigen der auf deinem Gerät platzierten Cookies finden Sie unter Über die von Squarespace verwendeten Cookies.

Diese notwendigen und erforderlichen Cookies werden immer verwendet, da sie es Squarespace, unserer Hosting-Plattform, ermöglichen, diese Website sicher für Sie bereitzustellen.

Diese Analytics- und Performance-Cookies werden, wie unten beschrieben, nur dann auf dieser Website verwendet, wenn Sie unser Cookie-Banner bestätigen. Diese Website verwendet Analytics- und Performance-Cookies, um Einblick in den Website-Datenverkehr, die Website-Aktivität und andere Daten zu erhalten.

Schriftarten
Diese Website stellt Schriftartendateien von Google Fonts und Adobe Fonts bereit und zeigt diese Schriftarten an. Um Ihnen diese Website ordnungsgemäß anzuzeigen, können diese Dritten personenbezogene Daten über Sie erhalten, darunter:

  • Informationen über Ihren Browser, Ihr Netzwerk oder Ihr Gerät

  • Informationen über diese Website und die Seite, die Sie auf der Website besuchen

  • Ihre IP-Adresse

CRM-System & Bewerbermanagement (HubSpot)
Für die Verwaltung unserer Kontakte sowie für die Durchführung des Bewerbungsprozesses nutzen wir das CRM-System von HubSpot.

Hosting in der EU: Die primäre Speicherung Ihrer personenbezogenen Daten (Hosting) erfolgt ausschließlich auf Servern innerhalb der Europäischen Union (Regional Data Hosting).

Datenübermittlung: Da HubSpot ein US-amerikanisches Unternehmen ist, können im Rahmen von technischen Wartungsarbeiten oder Support-Anfragen Datenzugriffe durch Mitarbeiter in Drittstaaten (insbesondere USA) nicht ausgeschlossen werden.

Absicherung: Die Verarbeitung erfolgt auf Basis einer Auftragsverarbeitungsvereinbarung (DPA), welche die EU-Standardvertragsklauseln einschließt. Zudem ist HubSpot nach dem EU-U.S. Data Privacy Framework zertifiziert, was ein angemessenes Datenschutzniveau bei Zugriffen aus den USA garantiert.

Zweck: Die Nutzung erfolgt zum Zweck einer effizienten Bearbeitung Ihrer Bewerbung sowie – sofern Sie Ihre Einwilligung erteilt haben – für die Aufnahme in unseren xelect Talentpool.

Rechtsgrundlage: Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage unseres berechtigten Interesses an einer professionellen Bewerberverwaltung (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) sowie zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen (§ 26 BDSG).

9. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung zu aktualisieren, um neue gesetzliche Anforderungen oder Änderungen unserer Services zu berücksichtigen. Die aktuelle Version ist jederzeit auf unserer Website einsehbar.

10. Aufsichtsbehörde

Die zuständige Aufsichtsbehörde ist die Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen.

Der Schutz Ihrer personenbezogenen Daten ist für uns von höchster Bedeutung. Daher setzen wir umfangreiche technische und organisatorische Maßnahmen ein, um sicherzustellen, dass Ihre Daten vertraulich behandelt, vor unbefugtem Zugriff, Veränderungen oder Weitergabe geschützt und jederzeit verfügbar bleiben.

Wenn Sie Fragen oder Anliegen haben, zögern Sie nicht, uns zu kontaktieren.

Letztes Update: 15. Januar 2026

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