Datenschutz

Wir legen großen Wert auf den Schutz Ihrer persönlichen Daten. Im Folgenden möchten wir Ihnen transparent und verständlich erklären, wie wir Ihre Daten verarbeiten und welche Rechte Sie haben.

Datenschutzerklärung

1. Wer wir sind und wie Sie uns erreichen

Verantwortlich für die Datenverarbeitung:
xelect career solutions
Inhaberin: Verena Netscher
Engelbertstr. 21, 50674 Köln
Telefon: +49 (0) 157 8484 4545
E-Mail: datenschutz@xelect.de

Verantwortlich ist die natürliche oder juristische Person, die allein oder gemeinsam mit anderen über die Zwecke und Mittel der Verarbeitung personenbezogener Daten entscheidet (Art. 4 Nr. 7 DSGVO).

2. Welche Daten wir erfassen und warum

a. Kategorien personenbezogener Daten

Wir erfassen nur die Daten, die für unsere Dienstleistungen und die Pflege der Geschäftsbeziehungen notwendig sind:

  • Kandidatendaten: Name, Anschrift, Telefonnummer, E-Mail-Adresse.

  • Qualifikationsunterlagen: Lebenslauf, Bewerbungsschreiben, beruflicher Werdegang, Qualifikationen, Zeugnisse, Foto sowie ggf. von Ihnen bereitgestellte Bewerbungsvideos.

  • Bewertungen & Historie: Feedback und Bewertungen durch potenzielle Arbeitgeber (Kunden) sowie Informationen, die Sie uns in Gesprächen oder im Rahmen der weiteren Kommunikation bereitstellen.

  • Kunden- und Interessentendaten: Name des Ansprechpartners, Funktion im Unternehmen, geschäftliche E-Mail-Adresse, Telefonnummer sowie Informationen zur Historie der Geschäftsbeziehung.

  • Technische Daten: Automatisch erfasste Daten wie IP-Adresse, Browsertyp oder Klickverhalten beim Besuch unserer Website durch das Hosting-System Squarespace.

b. Zwecke der Verarbeitung

Die Daten werden verarbeitet, um:

  • Für Kandidatinnen und Kandidaten: mit Ihnen in Kontakt zu treten, passende Positionen zu prüfen und anzubieten, Bewerbungsprozesse reibungslos zu gestalten (inkl. Weitergabe an potenzielle Arbeitgeber, nur nach Ihrer Zustimmung im Einzelfall), Informationen über Karrieremöglichkeiten bereitzustellen und (bei Einwilligung) Profile in unserem xelect Talentpool zu speichern.

  • Für Kunden & Geschäftspartner: den Vermittlungsauftrag abzuwickeln, Profile passender Kandidatinnen und Kandidaten vorzustellen, Angebote zu erstellen und die professionelle Geschäftsbeziehung zu pflegen.

  • Allgemein: unsere Website und Services zu optimieren sowie die Kommunikation über unser CRM-System folk sicherzustellen.

c. Woher stammen die Daten?

  • Direkt von Ihnen: über unser Online-Formular, Kontaktformulare, E-Mails, Telefonate, Nachrichten (z. B. LinkedIn, WhatsApp) oder persönliche Gespräche.

  • Aus öffentlich zugänglichen Quellen: Informationen aus berufsbezogenen Netzwerken (z. B. LinkedIn, XING) oder von Unternehmenswebsites, sofern dies für die Geschäftsanbahnung oder Vermittlung relevant ist.

  • Automatisch: durch technische Protokolle beim Besuch unserer digitalen Kanäle.

Die Verarbeitung erfolgt stets im Einklang mit der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO).

3. Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten erfolgt gemäß den Vorgaben der DSGVO sowie des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG). Die Rechtsgrundlagen sind im Einzelnen:

  • Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO): Wenn Sie uns Ihre Daten über unser Online-Formular oder auf anderem Weg zur Verfügung stellen und in die Verarbeitung einwilligen, ist dies die Grundlage für die Kontaktaufnahme, die Prüfung passender Positionen und die Weitergabe an Kundenunternehmen. Dasselbe gilt für die Aufnahme in unseren xelect Talentpool.

  • Vertragserfüllung oder vorvertragliche Maßnahmen (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO): für die Durchführung des Vermittlungsprozesses, die Kommunikation mit Ihnen sowie die Abwicklung von Aufträgen mit unseren Kunden.

  • Berechtigtes Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO): für die Ansprache von Kandidatinnen und Kandidaten auf Basis öffentlich zugänglicher beruflicher Profile, die Optimierung unserer Dienstleistungen, die IT-Sicherheit sowie eine effiziente Kandidatenverwaltung durch den Einsatz professioneller Software.

4. Weitergabe Ihrer Daten

Ihre Daten bleiben vertraulich. Wir geben sie nur nach Ihrer Zustimmung weiter, z. B. an:

  • Kundenunternehmen: Unternehmen, die auf der Suche nach Talenten wie Ihnen sind.

  • Partner: Partnerunternehmen von xelect career solutions, die Teilaufgaben im Besetzungsprozess übernehmen.

Darüber hinaus setzen wir technische Dienstleister ein, die Daten in unserem Auftrag verarbeiten (Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO). Dazu gehören unser Website-Hoster Squarespace, unser Formulardienst Tally und unser CRM-System folk. Mit allen Auftragsverarbeitern bestehen Verträge zur Auftragsverarbeitung.

Falls Daten in Drittstaaten (z. B. USA) übermittelt werden, geschieht dies nur auf Basis eines Angemessenheitsbeschlusses der EU-Kommission (z. B. EU-U.S. Data Privacy Framework) oder unter Einsatz geeigneter Garantien gemäß Art. 46 DSGVO (z. B. EU-Standardvertragsklauseln).

5. Wie lange speichern wir Ihre Daten?

Wir bewahren Ihre personenbezogenen Daten nur so lange auf, wie es für die genannten Zwecke erforderlich ist oder gesetzliche Vorgaben es vorschreiben.

  • Daten aus einem konkreten Kontakt oder Bewerbungsprozess löschen wir spätestens 6 Monate nach dessen Abschluss, sofern Sie nicht in die Aufnahme in den xelect Talentpool eingewilligt haben.

  • Sollten Sie zustimmen, in den xelect Talentpool aufgenommen zu werden, speichern wir Ihre Daten längstens 2 Jahre.

  • Daten von Kunden und Geschäftspartnern speichern wir für die Dauer der Geschäftsbeziehung und darüber hinaus im Rahmen gesetzlicher Aufbewahrungspflichten.

Ihre Daten werden gemäß Art. 17 und 18 DSGVO gelöscht oder gesperrt, sobald der Verarbeitungszweck entfällt, Sie Ihre Einwilligung widerrufen oder die gesetzlich vorgeschriebenen Fristen erreicht sind.

6. Ihre Rechte – umfassender Schutz Ihrer Daten

Sie haben umfassende Rechte, die Sie jederzeit geltend machen können:

  1. Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO): Sie können Informationen über Ihre gespeicherten Daten anfordern.

  2. Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO): Sie können unrichtige Daten korrigieren lassen.

  3. Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO): Sie können die Löschung Ihrer Daten verlangen, wenn keine gesetzlichen Vorgaben dagegensprechen.

  4. Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO): Sie können die Verarbeitung Ihrer Daten einschränken.

  5. Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO): Sie können Ihre Daten in einem maschinenlesbaren Format erhalten.

  6. Recht auf Widerspruch (Art. 21 DSGVO): Sie können der Verarbeitung widersprechen, insbesondere bei Direktwerbung und bei Verarbeitungen auf Grundlage unseres berechtigten Interesses.

  7. Recht auf Beschwerde (Art. 77 DSGVO): Sie können sich bei der zuständigen Aufsichtsbehörde beschweren, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer Daten nicht rechtmäßig erfolgt.

So können Sie Ihre Rechte ausüben:
Kontaktieren Sie uns per E-Mail: datenschutz@xelect.de oder per Post: xelect career solutions, Verena Netscher, Engelbertstr. 21, 50674 Köln

7. Widerruf Ihrer Einwilligung

Sie können eine bereits erteilte Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Schreiben Sie uns einfach eine E-Mail an: datenschutz@xelect.de. Die Rechtmäßigkeit der bis dahin erfolgten Verarbeitung bleibt vom Widerruf unberührt.

8. Cookies und externe Dienste

Hosting
Diese Website wird von Squarespace gehostet. Squarespace sammelt personenbezogene Daten, wenn Sie diese Website besuchen. Dazu gehören:

  • Informationen über Ihren Browser, Ihr Netzwerk und Ihr Gerät

  • Webseiten, die Sie vor dem Besuch dieser Website aufgerufen haben

  • Webseiten, die Sie auf dieser Website aufrufen

  • Ihre IP-Adresse

Squarespace benötigt die Daten für den Betrieb dieser Website sowie zum Schutz und zur Verbesserung seiner Plattform und Services. Squarespace analysiert die Daten in entpersonalisierter Form.

Cookies
Diese Website verwendet Cookies und ähnliche Technologien, wobei es sich um kleine Dateien oder kurze Texte handelt, die auf ein Gerät heruntergeladen werden, wenn ein Besucher auf eine Website oder App zugreift. Informationen zum Anzeigen der auf Ihrem Gerät platzierten Cookies finden Sie unter Über die von Squarespace verwendeten Cookies.

Diese notwendigen und erforderlichen Cookies werden immer verwendet, da sie es Squarespace, unserer Hosting-Plattform, ermöglichen, diese Website sicher für Sie bereitzustellen.

Analytics- und Performance-Cookies werden auf dieser Website nur dann verwendet, wenn Sie unser Cookie-Banner bestätigen. Sie dienen dazu, Einblick in den Website-Datenverkehr, die Website-Aktivität und andere Daten zu erhalten.

Schriftarten
Diese Website stellt Schriftartendateien von Google Fonts und Adobe Fonts bereit und zeigt diese Schriftarten an. Um Ihnen diese Website ordnungsgemäß anzuzeigen, können diese Dritten personenbezogene Daten über Sie erhalten, darunter:

  • Informationen über Ihren Browser, Ihr Netzwerk oder Ihr Gerät

  • Informationen über diese Website und die Seite, die Sie auf der Website besuchen

  • Ihre IP-Adresse

Online-Formular (Tally)
Für die Einwilligung zur Datenverarbeitung und den Upload von Unterlagen nutzen wir den Formulardienst Tally (Tally BV, August van Lokerenstraat 71, 9050 Gent, Belgien).

  • Daten: die von Ihnen eingegebenen Angaben (Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Einwilligungen) sowie hochgeladene Dateien wie Ihr Lebenslauf.

  • Speicherort: Die Daten werden in der Europäischen Union gespeichert.

  • Absicherung: Tally verarbeitet die Daten als Auftragsverarbeiter auf Grundlage einer Auftragsverarbeitungsvereinbarung (Art. 28 DSGVO).

  • Zweck und Rechtsgrundlage: Erfassung und Nachweis Ihrer Einwilligung sowie Entgegennahme Ihrer Unterlagen auf Grundlage Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO) und unseres berechtigten Interesses an einer sicheren, nachweisbaren Dokumentation (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

CRM-System & Kandidatenmanagement (folk)
Für die Verwaltung unserer Kontakte sowie für die Durchführung von Vermittlungsprozessen nutzen wir das CRM-System folk (folk, Frankreich).

  • Speicherort: Die Daten werden auf Servern innerhalb der Europäischen Union gespeichert.

  • Absicherung: Die Verarbeitung erfolgt auf Basis einer Auftragsverarbeitungsvereinbarung (Art. 28 DSGVO). Soweit Unterauftragsverarbeiter außerhalb der EU eingesetzt werden, erfolgt dies auf Grundlage geeigneter Garantien gemäß Art. 46 DSGVO (z. B. EU-Standardvertragsklauseln).

  • Zweck: effiziente Kontaktverwaltung, Begleitung von Vermittlungsprozessen sowie, sofern Sie eingewilligt haben, die Speicherung im xelect Talentpool.

  • Rechtsgrundlage: Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO), die Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) sowie unser berechtigtes Interesse an einer professionellen Kandidatenverwaltung (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

9. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung zu aktualisieren, um neue gesetzliche Anforderungen oder Änderungen unserer Services zu berücksichtigen. Die aktuelle Version ist jederzeit auf unserer Website einsehbar.

10. Aufsichtsbehörde

Die zuständige Aufsichtsbehörde ist die Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen.

Der Schutz Ihrer personenbezogenen Daten ist für uns von höchster Bedeutung. Daher setzen wir umfangreiche technische und organisatorische Maßnahmen ein, um sicherzustellen, dass Ihre Daten vertraulich behandelt, vor unbefugtem Zugriff, Veränderungen oder Weitergabe geschützt und jederzeit verfügbar bleiben.

Wenn Sie Fragen oder Anliegen haben, zögern Sie nicht, uns zu kontaktieren.

Letztes Update: 20. Oktober 2026

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